مدیریت زمان، برنامه‌ریزی، موفقیت
مدیریت زمان چیست؟
برای اینکه تعریف درستی از مدیریت زمان داشته باشیم ابتدا باید واژه‌های «مدیریت » و «زمان» را به طور جداگانه تعریف کنیم . مدیریت به معنای «تدبیر ، اداره و گردانندگی » است ، به نحوی می‌توان توانایی کنترل کردن و اداره ی یک موضوع مشخص را مدیریت خواند ، در مقاله قبل سعی شد تا مفهوم زمان و اهمیت آن که همان موضوع مدیریت زمان است را روشن کنیم تا به شناختی نسبی نسبت به چیزی که میخواهیم مدیریت کنیم برسیم ، زیرا موضوع نامشخص قابل مدیریت کردن نیست . در این مقاله قصد داریم نحوه‌ی مدیریت آن را مورد ارزیابی قرار دهیم .
حال متوجه شدیم که مدیریت زمان را می توان توانایی کنترل کردن فرصت های زمانی بدانیم ، توانایی کمیابی که به ما این امکان را می‌دهد که بتوانیم بر فرصت‌ها و مجال‌هایی که زمان در اختیار ما قرار می دهد ، کنترل و تسلط پیدا کنیم .
اما ترکیب مدیریت زمان یعنی چه؟ این ترکیب اساسً ترکیب مبهمی است ، مگر زمان را می‌توان مدیریت کرد ؟ مگر زمان در دایره‌ی اختیار ماست که بتوان آنرا به تسخیر انسان درآورد؟ پاسخ قطعا منفی است ، زمان (حداقل در زمان حاضر ) تحت کنترل انسان نیست و نمی‌توان تأثیری در گذر آن ایجاد کرد . در واقع باید گفت منظور از مدیریت زمان حقیقتاً مدیریت زمان نیست ، بلکه مدیریت خود انسان است ،مدیریت اعمال ، رفتار و تلاش های او در محدوده ای به نام زمان ، نه لزوماً مدیریت مفهوم مبهمی مانند زمان . از همین مسئله می‌توان برداشت کرد که مدیریت زمان کار آسانی نیست ، انسان هر چقدر که در تسخیر طبیعت در قرن‌های اخیر موفق بوده و آن را در مظاهر بسیاری تحت سلطه‌ی خود درآورده است اما به همان اندازه در کنترل نهاد سرکش خود با شکست مواجه شده است و به راحتی قادر به کنترل خود نیست و این کار تلاشی جدی در اعمال و رفتار او می‌طلبد ، در ادامه می‌کوشیم که برخی از عوامل مهمی که در مدیریت زمان مؤثر اند و می توانند به دانش‌آموزان کمک کنند را با طرح چند سوال رایج بررسی کنیم :
مدیریت زمان؟ که چه ؟
پاسخ این سوال همان نقطه عطفی است که هر کس باید نسبت به خود بیابد و هیچ کس غیر از خود فرد نمی‌تواند پاسخ آنرا بدهد. بدیهی است که مدیریت زمان نیز مانند اعمال دیگرِ انسان نیاز به منبع ذهنی محرکی دارد به نام «انگیزه» که او را به انجام آن کار ترغیب کند . کسی که قصد برنامه‌ریزی زمانی برای خود دارد باید بداند که چرا می‌خواهد اینکار را انجام دهد؟ از مدیریت کردن زمان و برنامه ریزی به چه چیزی می‌خواهد برسد؟ در پایان این راه و یا در طول این مسیر چه چیز خواستنی و مطلوبی منتظر اوست که حاضر است به خاطر آن خود را از راحت طلبی امروزش محروم کند؟ هر چه انگیزه و هدف فرد برای مدیریت خود قوی‌تر و بزرگتر باشد ، جدیت او برای رسیدن به آن بیشتر خواهد بود ، پس اولین لازمه‌ی شروع به مدیریت زمان داشتن انگیزه است .
معیار مدیریت زمان چیست؟ با چه معیاری متوجه میشویم که باید چه کاری را در چه زمانی انجام دهیم ؟
گام دوم شناخت اهداف و انگیزه‌ها از مدیریت زمان و اولویت بندی آن اهداف بر اساس ارزش و اهمیتشان برای شخص است . هر انسانی در زمینه‌های مختلف اهدافی برای خود تعیین می‌کند و هدف انسان غالباً واحد نیست.انسانها هم اهداف کاری دارند ، هم اهداف تحصیلی ، هم اهداف اقتصادی ، هم اهداف روانی و عاطفی و ... . مثلاً فردی می خواهد ضمن ارتقای درجه در شغل خود در رشته مورد علاقه اش نیز تحصیل کند و برای آسایش روانی اش به مدارس مناطق محروم کمک کند . اما باید توجه داشت که اهمیت اهداف مختلف یک شخص برای خودش برابر نیست ، بعضی اهداف مهمتر اند و بعضی از اهمیت کمتری برای فرد برخوردار‌ند ، شاهکار اشخاص در اینجا این است که به درستی تشخیص دهند که کدام هدف برای آنها ارزشمندتر و مهمتر است و در انجام برنامه‌ریزی ها باید زمان و انرژی بیشر را برای رسیدن به کدام یک از اهداف خود کنار بگذارد؟ معیارهای هر کس برای انتخاب اینکه کدام هدف یا اهداف برایش مهمتر اند متفاوت است ، ممکن است کسی هدف اقتصادی اش برایش مهمتر باشد ، برای دیگری هدف علمی و .... . یکی از هنرهای نوابغ توانایی تشخیص همین اولویت ها و جدیت در رسیدن به اولویت‌های برترشان است. برای تشخیص این اولولیت‌ها مسائل مختلفی از جمله عقاید ، شرایط اجتماعی و خانوادگی ، علاقه‌مندیها و ... مؤثراند ، که با مشورت و تحقیق می‌توان به تشخیص صحیح‌تری در این مورد رسید .
آیا مدیریت زمان، زمان ما را افزایش می‌دهد؟
پر واضح است که زمان قابل افزایش دادن نیست و کسی در عصر حاضر در این مسئله شکی ندارد . بنابراین، زمانی که در مدیریت زمان موضوع مورد بحث ماست تنها «زمان در دسترس»است ، زمانمفید در دسترس ما قابل افزایش است . یکی از مهمترین گام‌ها در مدیریت زمان یافتن مواردی است که زمانِ در دسترس ما برای فعالیت‌های مفید را از بین می‌برند.، همان کارهایی که اصطلاحاً وقت ما را می‌سوزانند و بدون اینکه بهره‌ای از آن ببریم سپری می‌شوند . مدیریت زمان باید این زمانها را بیابیم ، عوامل به هدر رفتن آنها ر ا مشخص کنیم و برای از بین بردن آن عوامل تلاش کنیم . این مرحله در حالی باید صورت بپذیرد که رها کردن آن عوامل و اجازه دادن به آنها برای اتلاف بیشتر وقت ما بسیار کار آسانتر و راحت‌طلبانه تری است و تنها کسانی می‌توانند با موفقیت از این مرحله خارج شوند که اولاً اراده‌ای استوار و دوما باور داشته باشند که «دیگر زمان وقت تلف کردن و روزمره زندگی کردن نیست » .
در این میان باید به اوقات اصطلاحاً « مُرده» هم اشاره‌ای داشته باشیم ، مثل زمانهایی که بدون استفاده‌ی خاصی در تاکسی ، صف‌های مختلف و ... سپری می‌شوند ، که می‌توان با پیش بینی قبلی و برنامه ریزی برای این اوقات مورد استفاده مفید قرار گیرند : مثل خواندن کتابچه ای ، یا گوش دادن به مکالمات زبانی که در حال یادگیری آن هستیم و ...
چگونه مدیریت زمان کنیم ؟
همانطور که گفتیم گام‌های اولیه مدیریت زمان تشخسص اولویت اهداف ، تشخیص زمان های تلف شده و زمان در دسترس و همچنین داشتن انگیزه ای مطلوب و دلپذیر و ... هستند . کسی که مدیریت زمان می‌کند لازم است بداند که در حال حاضر و در زمانی که در دسترس دارد باید بر روی کدام هدف یا اهدافش تمرکز کند؟ مثلاً دانش اموز کنکوری که هدف کسب موفقیت در کنکور است بیشتر زمان در دسترشش را به درس خواند اختصاص می‌دهد و بقیه امور زندگی اش را با این هدف خود هماهنگ می‌کند ، یا یک ورزشکار که برای شرکت در مسابقات آماده می‌شود بیشتر وقتش را به آماده کردن خود برای آن مسابقات کنار می‌گذارد و بقیه‌ی کارهایش را ممکن است به حاشیه براند و یا حتی مدتی کارهای مربوط به اهداف غیر ضروری اش را ترک کند تا زمان بیشتری برای رسیدگی به هدف اصلی اش داشته باشد .
برای مدیریت کردن صحیح زمان ، تقسیم بندی و تفکیک زمان انجام کارها لازم و ضروری است ، آن هم نه به صورت ذهنی بلکه بهتر است نمود خارجی مثل نوشته یا یادداشت ( وچه بهتر که دفتر برنامه ریزی ) داشته باشد . فرد باید از قبل بداند که در چه زمانی قرار است چه کاری را انجام دهد و آن کار چه مدت به طول می انجامد ، تا هم زمانِ انجام کارهای مختلفش مشخص باشد و هم اینکه زمان هر کار از کنترل او خارج نشود و وقت بقیه ی کارهایش را از بین نبرد. با این کار هم انجام کار با تمرکز بهتری صورت می‌گیرد و هم به مرور سرعت انجام آن کار برای او افزایش می‌یابد .
آیا مدیریت زمان بر شخصیت افراد تأثیری دارد؟
انسانها متفاوت از یکدیگر اند و نمی‌توان در مورد مسائلی که مربوط به انسان است به طور مطلق نظر داد ، ممکن است بعد از انجام برنامه ریزی و مدیریت زمان فردی هیچ تغییری نکند و یا حتی تغییرات منفی داشته باشد ، اما غالباً پس از گذشت مدتی از اجرایی کردن مدیریت زمان نتایج مطلوبی در ویژگی‌های شخصیتی و حتی اعتبار اجتماعی افراد به وجود می‌آید و شاهد تغییرات مثبتی در ای ویژگی ها خواهیم بود . بعضی از این ویژگی ها را ذکر می‌کنیم :
نظم‌پذیری و شفافیت ذهنی نسبت به برنامه‌های خود
افزایش اعتماد به نفس فرد و حتی افزایش اعتماد دیگران به او به دلیل مشاهده‌ی افزایش جدیت فرد در امور مختلف ..
افزایش تمرکز و بهره‌وری ذهنی و قدرت حافظه
بهبود سرعت انجام کارها
خوش قولی و فراموش نکردن امور مختلف به دلیل مکتوب بودن برنامه روزانه و هفتگی
پیشرفت در رسیدن به هدف مورد نظر ( تحصیل و ...)
البته لازم به ذکر است که این ویژگی‌ها صرفا بر اساس نتایج آزمونهای مختلف نسبت به گروه‌های محدودی از افراد است و طبیعتاً ممکن است در مورد اشخاص مختلف نتایج متفاوتی داشته باشد ، اما اگر با یک استقرا و اندکی مسامحه مشت را نمونه خروار بدانیم آنچه بدست می‌آید این است که حداقل در اکثر موارد پیامدهایی که ذکر کردیم از نتایج طبیعی و قابل پیش بینی برنامه‌ریزی و مدیریت زمان هستند .
نکاتی چند:
مدیریت زمان شاید در چند روز اول دشوار به نظر برسد اما به مرور و پس از چند روز اول برنامه ریزی به کاری دلپذیر تبدیل شده و احساس رضایت خاصی را برای کسی که جرأت امتحان کردن آن را به خود داده است به ارمغان می آورد زیرا با برنامه ریزی و اختصاص زمان به امور مشخص ، درک افراد از زمان در دسترس افزایش یافته و در نتیجه می‌توانند از زمان خود به صورت هدفمندتر و سازمان‌یافته‌تری استفاده کنند.
مدیریت زمان به هیچ عنوان به معنی نداشتن تفریح یا استراحت نیست، بلکه از ملزومات مدیریت صحیح زمان و افزایش بهره‌وری ذنی داشتن استراحت کافی و تفریح‌های مناسب و صحیح برای تأمین آمادگی روحی و حفظ سلامت بدن برای انجام امور مختلف است ريا، کسی که شروع به برنامه ریزی می‌کند پیش از اینکه بخواهد به هدفش برسد باید در نظر داشته باشد که او هم یک انسان است و انسان به تفریح ف استراحت ، بازی و ... نیز در کنار تلاش و کوشش نیازمند است و در برنامه ریزی باید زمانهایی را به این موارد اختصاص داد و نباید از آن طرف بام افتاد و چنین حقوق واضحی را از خود سلب کرد .
اگنترل نسبتاً کامل زمان برای فردی دشوار است ( که معمولا هم اینگونه است ) ، او می‌تواند ازبرنامه ریزی تنها برای چند ساعت از روز ( مثلا سه ساعت در روز) شروع کنند و تنها برای همان مدت کوتاه از قبل برنامه ریزی کنند و پس از چند روز یا چند هفته به تدریج آن را افزایش دهند تا نهایتاً پس از گذشت مدتی به مرور برای تمام روز خود از قبل برنامه ریزی کنند .
بهتر است اهداف بلند مدت را به چندین هدف کوتاه مدت کوچکتر تقسیم کنیم تا به راحتی و به صورت دقیق تر و بدون استرس رسیدن به هدف برای آن برنامه ریزی کنیم . مثلا کسی که هدفش قبولی در کنکور است ابتدا می تواند برای کسب فلان رتبه یا قبولی در فلا ن رشته برنامه ریزی کند ، سپس متناسب با هدف نهایی اش برای هر آزمون هدف کوچکی تعیین کند ( مثلا مطالعه تمام مباحث همان آزمون ) ، سپس در دو هفته ی آزمون برای هر هفته جداگانه هدفی تعیین کند ، سپس در هر هفته برای هر روز هدف یا اهدافی تعیین کند و سپس در هر روز برای هر ساعت برنامه ای تعیین کند تا با تکمیل برنامه های همه ی ساعت ها در یک روز به هدف آن روز خود برسد . اگر با همین شیوه پیش برود با رسیدن به هدف هر روز، بعد از دو هفته به هدفی که برای آزمون تعیین کرده بود (مطالعه تمام مباحث) می رسد و پس از آن نیز با ادامه همین روند و رسیدن به هدفش در همه ی آزمون های بعدی به هدف بلند مدتش در کنکور می‌رسد بدون اینکه در این مدت استرس رسیدن به هدف نهایی را داشته باشد و یا ذهنش مشغول آن شده باشد
